Satuan Pengawas Intern (SPI) memiliki peran yang sangat penting dalam membantu mewujudkan sistem pengendalian internal di Universitas Terbuka dengan menjalankan fungsi pengawasan dan berperan sebagai strategic partners. Untuk menjalankan fungsi tersebut, SPI melakukan audit operasional yang meliputi bidang keuangan, SDM, aset, dan sapras (sarana dan prasarana). Audit operasional dilakukan secara berkala ke seluruh UPBJJ yang tersebar di 39 daerah di seluruh Indonesia.

Tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan UPBJJ dalam bidang keuangan, SDM, aset, serta sarana dan prasarna telah sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.

UPBJJ sebagai sentra bagi mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik, memiliki tugas sehari-hari dalam penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh dengan fungsi pokok diantaranya yaitu :

• Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi akademik yang meliputi kegiatan registrasi dan pengujian
• Melaksanakan kegiatan pelayanan bantuan belajar dan layanan bahan ajar yang meliputi pelaksanaan tutorial dan ekstrakurikuler
• Melaksanakan kegiatan administrasi dan humas serta promosi (sosprom)
• Mengembangkan, membina, dan melaksanakan kerjasama dengan berbagai instansi

Pada tanggal 1 - 5 Agustus 2022, SPI telah melakukan kegiatan audit operasional ke beberapa UPBJJ-UT, salah satunya ke kota Gorontalo. Strategi pelaksanaan audit yang dilakukan yaitu dengan mempersiapkan data-data awal yang dibutuhkan untuk keperluan audit di lapangan kemudian melakukan desk audit bersama-sama tim yang terdiri dari 1 (satu) orang Pengendali Teknis dan 3 (tiga) orang Auditor dengan komposisi 1 orang ketua tim dan 2 orang anggota.

Pada tanggal 1 Agustus 2022, tim auditor disambut ramah oleh Direktur UPBJJ-UT Gorontalo beserta Agenda di hari pertama yaitu pada tanggal 1 Agustus 2022 adalah melakukan entry meeting sebagai pembuka kegiatan audit. Pada Open Meeting Ketua Tim Auditor menjelaskan maksud dan tujuan tim datang ke UPBJJ serta aspek-aspek apa saja yang akan menjadi fokus pemeriksaan dalam 4 sampai dengan 5 hari ke depan. Kemudian dilanjutkan dengan pengecekan saldo fisik kas dengan Buku Kas Tunai (cash count) yang selanjutnya akan dicatat pada form cashcount di aplikasi SIAIS.

Hari berikutnya sampai dengan hari ke-4, tim melakukan desk audit, menelaah bukti-bukti, dokumen, melakukan observasi, dan wawancara terhadap penanggungjawab masing-masing tugas dan kegiatan, termasuk melakukan input terhadap temuan-temuan yang didapat ke aplikasi SIAIS. Pada hari ke-4 yaitu tanggal 4 Agustus 2022, setelah semua temuan selesai diinput maka auditi diberikan akses untuk bisa menanggapi masing-masing temuan yang ada, pada aplikasi SIAIS.

Sesi kegiatan audit operasional ditutup setelah auditi menanggapi seluruh hasil temuan yang didapat. Tanggal 5 Agustus 2022 telah dilakukan close meeting kegiatan audit operasional di UPBJJ-UT Gorontalo, ditandai dengan disetujuinya dokumen Berita Acara Kesepakatan oleh auditi. Seluruh dokumen terkait kegiatan audit operasional diantaranya dokumen KDA dan Cashcount secara simbolis telah diserahkan kepada Ibu Andi Suci Anita, S.P., M.P. selaku Direktur UPBJJ-UT Gorontalo yang diwakilkan oleh Ketua Tim Audit Bapak Antonio Vivaldi, S.E., MBA.

Secara keseluruhan, proses audit berjalan dengan lancar. Auditi sangat kooperatif dalam mendukung berjalannya proses audit selama 5 hari tersebut.  

Penulis             : Moh. Firman Qodri A., S.Kom

Penyunting      : Bahir Mukhammad, S.H.