Dalam menjalankan visi Universitas Terbuka yaitu menjadi Perguruan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ) berkualitas dunia, Satuan Pengawas Internal melakukan audit operasional secara berkala ke seluruh Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) yang tersebar di 39 daerah di seluruh Indonesia. Audit operasional tersebut meliputi bidang keuangan, sumber daya manusia (SDM), aset, dan sarpras (sarana dan prasarana). Tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan UPBJJ dalam bidang keuangan, SDM, aset, serta sarana dan prasarna telah sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.

Pada tanggal 01-05 Agustus 2022, audit operasional dilakukan secara bersamaan di 4 (empat) UPBJJ-UT, yaitu UPBJJ-UT Gorontalo, Kupang, Samarinda, termasuk di Surabaya. Adapun kriteria pemilihan UPBJJ sebagai auditee audit operasional yaitu berdasarkan pada anggaran, jumlah mahasiswa dan pergantian kepala UPBJJ. Pada pelaksanaan kegiatan audit operasional di UPBJJ-UT Surabaya dilakukan oleh 1 Tim Auditor yang terdiri dari 1 (satu) orang Pengendali Teknis yaitu Bapak Hasmonel, S.H., M.Hum. dan 4 (empat) orang Auditor dengan komposisi 1 orang Ketua Tim yaitu Ibu Yeni Widiastuti, S.E., Ak., M.Si., CA,CRP. dan 3 orang Anggota yaitu Bahir Mukhammad, S.H., Baktiar Hertansyah Pohan, S.E., dan Wahyu Tri Utomo, S.T. Sebelum pelaksanaan audit operasional dimulai, Tim Auditor sudah membuat Program Kerja Audit (PKA) yang akan digunakan sebagai pedoman aspek-aspek apa saja yang akan diperiksa nantinya.

Pada tanggal 01 Agustus 2022, tim auditor disambut ramah oleh Kepala UPBJJ-UT Surabaya. Pelaksanaan kegiatan audit operasional diawali dengan entry meeting sebagai pembuka kegiatan audit yang dipimpin oleh Kepala UPBJJ-UT Surabaya yaitu Ibu Dr. Suparti, M.Pd. dan dihadiri oleh seluruh staff UPBJJ-UT Surabaya. Pada entry meeting, Ketua Tim Auditor menjelaskan maksud dan tujuan tim datang ke UPBJJ serta aspek-aspek apa saja yang akan menjadi fokus pemeriksaan dalam 4 sampai dengan 5 hari ke depan. Setelah entry meeting, dilanjutkan dengan melakukan pengecekan saldo fisik kas dengan Buku Kas Tunai (cash count) yang akan dicatat pada form cash count pada aplikasi Sistem Informasi Audit Internal SPI (SIAIS). Setelah melakukan cash count, mulailah dilakukan kegiatan audit operasional meliputi bidang keuangan, sumber daya manusia (SDM), aset, dan sarpras (sarana dan prasarana). Pelaksanaan kegiatan audit dilaksanakan pada hari pertama hingga hari keempat dengan dipersiapkan data-data awal (Desk Audit) dari auditee. Pelaksanaan desk audit meliputi penelahaan dokumen, penelahaan bukti-bukti, melakukan observasi, dan wawancara terhadap penanggungjawab masing-masing tugas dan kegiatan. Selanjutnya dilakukan pembuatan Kertas Kerja Audit (KKA) dari hasil Desk Audit tersebut kemudian melakukan pengisian Observasi dan Kertas Data Audit (KDA) berupa hasil audit pada aplikasi SIAIS dengan melampirkan KKA dan bukti-bukti hasil audit atas ketidaksesuaian dengan data yang telah diperiksa/ditelaah.

Pada tanggal 04 Agustus 2022, setelah semua hasil audit dijadikan KDA dan observasi maka auditee diberikan akses untuk bisa melihat dan memberikan tanggapan terhadap KDA dan observasi tersebut pada aplikasi SIAIS. Pelaksanaan audit operasional ditutup setelah auditee menanggapi seluruh hasil audit yang ada di aplikasi SIAIS.

Pada tanggal 5 Agustus 2022, closing meeting dilaksanakan sebagai penutup pelaksanaan audit operasional yang dipimpin oleh Ibu Dr. Suparti, M.Pd. selaku Kepala UPBJJ-UT Surabaya beserta seluruh staff UPBJJ-UT Surabaya. Adapun agenda dari closing meeting yaitu pembahasan KDA, tanggapan atas KDA, pembahasan observasi, kesepakatan Berita Acara Audit Operasional oleh auditee, dan ditutup dengan penandatanganan berkas-berkas hasil audit meliputi KDA, Berita Acara Audit Operasional, Berita Acara Pemeriksaan Kas.

Penulis                 : Wahyu Tri Utomo, S.T

Penyunting          : Bahir Mukhammad, S.H