Universitas Terbuka (UT) memiliki Satuan Pengawas Internal (SPI) yang membantu memberikan keyakinan (assurance) atas kesesuaian kegiatan terhadap ketentuan yang berlaku. Tugas dan wewenang SPI-UT tertuang dalam Peraturan Rektor UT No. 114 tahun 2020 Pasal 3 ayat (1), (2), dan (3). Pasal 3 ayat (2) yang berbunyi, ”...membantu Pimpinan UT mewujudkan sistem pengendalian Internal dengan menjalankan fungsi pengawasan dan berperan sebagai strategic partners” menjadi dasar salah satu wujud pelaksanaan tugas, yaitu kegiatan Audit Operasional UPBJJ-UT Malang tahun 2022.

Kegiatan audit operasional pada UPBJJ-UT Malang dilaksanakan selama 5 (lima) hari kerja pada tanggal 3 - 7 Oktober 2022. Hari pertama dimulai dengan entry meeting yang dipimpin oleh Bapak Bahir Mukhammad, S.H., M.H. selaku Ketua Tim Auditor UPBJJ-UT Malang dan dihadiri oleh Ibu Dr. Lilik Sulistyowati, M.Si., Kepala UPBJJ-UT Malang. Selain itu, Ibu Dr. Rhini Fatmawati, S.Pd., M.Sc. sebagai Pengendali Teknis (Dalnis) juga turut menghadiri pembukaan secara daring melalui aplikasi Zoom.

Pada entry meeting ini, Ketua Tim Auditor memaparkan agenda kegiatan audit untuk 5 hari kedepan. Bidang yang diaudit antara lain bidang keuangan, bidang pengadaan barang/jasa, bidang ujian, bidang BMN, bidang sosialisasi dan promosi, bidang tutorial, dan bidang SDM.

Setelah rapat pembukaan selesai, para pegawai UPBJJ-UT Malang meninggalkan R. Vicon dan tim auditor mulai melakukan kegiatan auditnya menggunakan dokumen yang sudah disediakan di ruangan. Sebagian auditor memeriksa brankas untuk melakukan pencatatan cash count yang dilakukan oleh BPP UPBJJ-UT Malang. Kegiatan audit berjalan relatif lancar tanpa ada hambatan. Ibu Dr. Rhini Fatmawati, S.Pd., M.Sc. sebagai Dalnis mulai bertugas pada hari kedua, yaitu Selasa, 4 Oktober 2022.

Pada pelaksanaan audit, selain menggunakan berkas, tim auditor juga mengumpulkan informasi melalui wawancara dan memeriksa keselarasan catatan aset dengan yang ada secara fisik. Audit dilakukan secara sampling untuk mendapatkan potret dari operasional bisnis UPBJJ. Auditor yang bertugas antara lain Bapak Bahir, Bapak Ahmad Khwarizmi S, S.E., M.Si, Sdri. Bona Imelda Simangunsong, S.E., dan Anindita A. Sekarsonya, S.Ars. Hasil dari audit kemudian dikonfirmasi kepada auditi sebelum dimasukkan dalam Kertas Data Audit (KDA) pada aplikasi SIAIS.

Setelah tim menyelesaikan data hasil audit di aplikasi SIAIS di hari Kamis, auditi dapat mengakses hasil audit untuk kemudian ditanggapi di dalam aplikasi. Pada hari Kamis ini, auditi dapat mempertimbangkan sepakat atau tidaknya dengan hasil audit, serta menuliskan rencana tindak lanjutnya.

Pada hari Jumat, 7 Oktober 2022, seluruh pegawai UPBJJ-UT Malang dan tim auditor kembali berkumpul di Ruang Vicon untuk melakukan closing meeting. Pada hari ini, tim auditor memaparkan praktik baik yang sudah dilakukan oleh UPBJJ-UT Malang beserta temuan yang perlu menjadi perhatian dari para pejabat di lingkungan UPBJJ-UT Malang.

Acara closing meeting kemudian ditutup dengan penandatanganan Berita Acara Sepakat oleh Ketua UPBJJ-UT dan tim auditor, serta pemberian paraf pada lembar KDA oleh auditi terkait. Kegiatan ini menandakan akhir dari rangkaian kegiatan audit operasional di UPBJJ-UT Malang.

Penulis: Anindita A. Sekarsonya

Penyunting: Bahir Mukhammad