Pada tanggal 24-28 Oktober 2022, Satuan Pengawas Internal (SPI) melaksanakan audit operasional di UPBJJ-UT Pangkalpinang. Tujuan dilakukannya kegiatan audit operasional ini adalah untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh UPBJJ-UT Pangkalpinang telah berjalan dengan baik. Sebelumnya telah dilakukan sampling, tim auditor melakukan desk audit meliputi penelahaan dokumen, penelahaan bukti-bukti, melakukan observasi dan juga membuat Program Kerja Audit (PKA) yang akan digunakan sebagai pedoman aspek-aspek apa saja yang akan diperiksa nantinya. Pada pelaksanaan kegiatan audit operasional di UPBJJ-UT Pangkalpinang dilakukan oleh 1 Tim Auditor yang terdiri dari 1 (satu) orang Pengendali Teknis yaitu Bapak Ayi Karyana. dan 5 (lima) orang Auditor dengan komposisi 1 orang Ketua Tim yaitu Ibu Herlina Situmeang dan 4 orang Anggota yaitu Angga Romadhani, Sugiyono, Trie Afia Farid, dan Wahyu Tri Utomo.

Tanggal 25 Oktober 2022 dilakukan entry meeting sebagai pembuka kegiatan audit ini yang dipimpin oleh Kepala UPBJJ-UT Pangkalpinang yaitu Ibu Ir. Ida Zubaidah, M.A., Ed.D. dan dihadiri oleh seluruh staff UPBJJ-UT Pangkalpinang. Pada entry meeting, Ketua Tim Auditor menjelaskan maksud dan tujuan tim melakukan audit di UPBJJ-UT Pangkalpinang.

Setelah entry meeting, Ibu Herlina dan Angga Romadhani melakukan cash count yang akan di-input pada aplikasi Sistem Informasi Audit Internal SPI (SIAIS). Beberapa anggota lainnya melakukan kegiatan audit operasional meliputi bidang keuangan, sumber daya manusia (SDM), aset, dan sarpras (sarana dan prasarana). Setelah menelaah dokumen & bukti-bukti dan wawancara, terdapat beberapa hal ketidaksesuaian terhadap peraturan kemudian dibuatkan menjadi Kertas Data Audit (KDA) maupun Catatan Observasi pada aplikasi SIAIS dengan melampirkan bukti-bukti hasil audit atas ketidaksesuaian dengan data yang telah diperiksa/ditelaah. Audit operasional ini menjadi spesial dimana SPI melaksanakan audit operasional di UPBJJ-UT Pangkalpinang pada saat Universitas Terbuka (UT) menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) pada tanggal 26 Oktober 2022.

Pada hari kelima pelaksanaan audit, auditee diberikan akses untuk dapat melihat dan memberikan tanggapan terhadap KDA dan Catatan Observasi tersebut pada aplikasi SIAIS. Pelaksanaan audit operasional ditutup setelah auditee menanggapi seluruh hasil audit yang ada di aplikasi SIAIS.

Dihari kelima dilaksanakan closing meeting, kegiatan closing meeting dimulai pada jam 09.30 dikarenakan sebelumnya diadakan Upacara Hari Sumpah Pemuda dan Acara Syukuran UT menjadi PTNBH. Closing meeting dilaksanakan sebagai penutup pelaksanaan audit operasional yang dipimpin oleh Ibu Ir. Ida Zubaidah, M.A., Ed.D. selaku Kepala UPBJJ-UT Pangkalpinang beserta seluruh staff UPBJJ-UT Pangkalpinang.

Agenda dari closing meeting terdiri dari, pembahasan KDA, tanggapan atas KDA, pembahasan observasi, kesepakatan Berita Acara Audit Operasional oleh auditee, dan ditutup dengan penandatanganan berkas-berkas hasil audit meliputi KDA, Berita Acara Audit Operasional, dan Berita Acara Pemeriksaan Kas. Temuan hasil dari audit direspon baik oleh Kepala UPBJJ-UT Pangkalpinang beserta seluruh staff sebagai bahan evaluasi dalam menjalankan kegiatan operasional di UPBJJ-UT Pangkalpinang.  

Penulis                 : Wahyu Tri Utomo, S.T

Penyunting          : Bahir Mukhammad, S.H